www.lutim.ru - Самоорганизация на рабочем месте
Строим вместе со stroysam.org. Ремонт своими руками

Самоорганизация на рабочем месте

Кроме управления людьми, денежными средствами и деловыми процессами, менеджеры должны управлять собой.
Самоорганизация - это расстановка верных приоритетов, разумное использование времени и проявление себя с лучшей стороны на работе. Сюда включается проведение телефонных бесед, презентаций и встреч.

Не важно, в чем состоит ваша работа, хорошее владение важными рабочими навыками поможет выполнять ее лучше. Самыми важными навыками являются:

Управление своим временем

Организованность

Использование телефона не больше и не меньше, чем нужно

Проведение презентаций

Проведение встреч

Управление своим временем. Не каждый может продуктивно использовать свое время. Единственный способ сделать то, что запланировано - это правильно работать над нужными вещами в течение определенного времени. Если вы так еще не поступаете, воспользуйтесь идеей планирования своего времени. Это значит, что нужно не только записывать в ежедневник ваши планы, но и соотносить задачи с реальностью их исполнения. Это включает в себя умение использовать свое и чужое время, а также распределять планы по степени важности.

Главная идея организации своего времени состоит в том, чтобы выполнять наиболее важные поручения в первую очередь. Если вы будете делать что-то малозначимое в ущерб необходимому, вы не продержитесь долго на своем месте, даже если так действовать вам приказал босс. 
Один из лучших способов решить проблему нехватки времени - это научиться ценить чужое время. Если вы не тратите понапрасну время коллег, правильно планируете дела, и не делаете ваши проблемы проблемами других, придерживайтесь графика и выполняете обещания - вы можете требовать все это от других.


Организация рабочего времени неразрывно связана с его планированием. Так что планируйте свои действия и действуйте по плану. Лучше всего начните с ваших долгосрочных целей, потому что нужно тратить свое время на наиболее важные дела и на те виды деятельности, которые помогают вам прийти к этим целям. Также следует обозначить среднесрочные и краткосрочные цели. Так что начинайте с определения ваших годовых бизнес-целей, потом пойдут промежуточные цели сроками на кварталы или месяцы. Так же нужно определить ежедневные и еженедельные задачи.


Телефон 
до сих пор является основным средством коммуникационным инструментом бизнеса, если вы правильно его используете. Как надо это делать рассмотрим ниже. 
Входящие звонки. Ответьте "здравствуйте" и представьтесь, если так принято в компании, то назовите отдел и имя компании. Если вы работаете в отделе обслуживания клиентов и вам приходиться отвечать на все входящие звонки, то можно воспользоваться автоответчиком. Придумайте ваши сообщения, делая их короче. Всегда оставляйте номер телефона, по которому можно вас найти. Правилом вежливости считается отвечать на сообщения в тот же день, но если вы получили его в конце дня, то можно перенести ответ на утро следующего дня.

Исходящие звонки. Часть своего дня посвятите исходящим звонкам и ответам на сообщения автоответчика, желательно быть кратким в разговорах. Не говорите лишних слов, переходите прямо к делу, заканчивайте разговор и делайте следующий звонок, сохраняйте тон разговора умеренным. Берегите время и деньги, обновляя ваш список телефонов по мере их изменения и пополнения. Если вы не заинтересованы, избавляйтесь от телефонных продавцов и искателей работы вежливо.

Презентации. В больших организациях возможность проведения презентаций может укрепить или подорвать вашу репутацию. Выступление перед аудиторией стоят в ряду событий, приносящих наибольшее беспокойство человеку.

Подготовьте материалы для пресс-конференции. Распланируйте доклад, затрагивая все ваши главные вопросы:

Представьте себя и предмет обсуждения

Иллюстрируйте свой рассказ

Повторите в конце все ключевые моменты вашего доклада или подведите итог

Не допускайте распространенных ошибок в структурировании презентации:

Неразборчивость в выборе деталей, сваливание их в кучу

Углубление в предмет разговора или увод рассказа в другую тему

Отсутствие веских доказательств, поддерживающих доклад

Несоблюдение структуры повествования

Если у вас хорошая структура повествования, следуйте ей. Импровизируйте в том случае, если у вас есть хорошая причина и вы сможете с этим справиться. То же самое касается юмора. Будьте положительны и жизнерадостны.

На многих деловых презентациях пользуются наглядным материалом - картинкой. В зависимости от направленности презентации, это могут быть цифровые таблицы, таблицы с финансовыми показателями, организационные схемы, диаграммы и главные информационные сведения. Точно подобранный визуальный материал улучшит вашу презентацию, привлечет внимание аудитории и не даст сбиться с правильного пути.

Проведение встреч. Большинство менеджеров считают, что они проводят слишком много времени на собраниях, имея в виду пустую трату времени не непродуктивные встречи. Чтобы встречи были эффективными, старайтесь следовать следующим советам:

Приглашайте только тех, кто должен участвовать. Чем больше людей, тем больше разговоров и меньше действий. Поэтому приглашайте только тех, кто владеет предприятием или хочет таковым овладеть. Если необходимо сделать общее заявление, то привлекайте к участию всех сотрудников.
Предусмотрите время для начала и конца собрания. Во время собрания вы можете сослаться на время его окончания, чтобы скорее двигаться вперед.
Пользуйтесь письменной повесткой дня. Она не только придаст уверенности выступающим, но также поможет вести собрание.
Возглавьте собрание (или назначьте кого-либо еще).Попросите кого-нибудь конспектировать, а потом составьте краткий отчет по собранию.
Всегда старайтесь добиться четкого результата - решения о будущих шагах. Очень важно принять решение или запланировать будущие шаги, в особенности - кто и за что будет отвечать.

Комментарии   

 
0 #1 Lusy 17.11.2016 15:17
в тему, статья нужная! :-)
Цитировать
 

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить

Design by LUTIM